Апостилювання документів: Що потрібно знати кожному
У сучасному глобалізованому світі питання легалізації документів виходить на перший план. Якщо вам потрібно використовувати українські документи за кордоном — для навчання, роботи, шлюбу чи інших цілей — ви неодмінно зіткнетеся з таким поняттям, як апостилювання документів. У цій статті ми докладно розглянемо, що таке апостиль, у яких випадках він потрібен, як його отримати в Україні, скільки це коштує та що важливо враховувати в цьому процесі.
Що таке апостилювання документів? Апостилювання документів — це спеціальна процедура засвідчення автентичності офіційних документів, яка дозволяє їх використання в інших країнах, що приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. Простими словами, апостиль підтверджує законність підпису, статус особи, яка підписала документ, та, за необхідності, автентичність печатки чи штампа.
Анкор: апостилювання документів
Для чого потрібен апостиль? Апостилювання документів необхідне у випадках, коли вам потрібно надати українські документи в іншій країні для таких цілей:
Навчання за кордоном (дипломи, атестати, довідки);
Офіційне працевлаштування;
Реєстрація шлюбу, народження дитини;
Оформлення спадщини;
Офіційні ділові угоди чи контракти;
Судові процеси або подання до офіційних установ іншої держави.
Без апостиля українські документи можуть не визнаватися за кордоном, оскільки їхня автентичність не підтверджена.
Які документи підлягають апостилюванню? До переліку документів, які можна апостилювати, входять:
Свідоцтва РАЦС (про народження, шлюб, розлучення тощо);
Освітні документи (атестати, дипломи, додатки до них);
Нотаріально завірені документи (довіреності, заяви);
Судові рішення;
Документи, видані органами державної влади.
Важливо! Не всі документи підлягають апостилюванню. Наприклад, документи, що стосуються комерційної діяльності (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні) не апостилюються.
У яких країнах визнається апостиль? Апостиль діє лише в країнах, що підписали Гаазьку конвенцію 1961 року. Станом на 2025 рік до цієї конвенції приєдналися понад 120 країн, серед них:
США
Велика Британія
Німеччина
Франція
Італія
Польща
Чехія
Іспанія
Нідерланди
Японія
Актуальний список країн варто перевіряти на сайті Міністерства закордонних справ України або на сайтах уповноважених органів.
Хто в Україні займається апостилюванням документів? В Україні апостилювання документів здійснюють такі органи:
Міністерство юстиції України — для нотаріальних документів, документів РАЦС;
Міністерство освіти і науки України — для освітніх документів;
Міністерство закордонних справ України — для інших офіційних документів.
Це означає, що залежно від типу документа, вам потрібно звертатися до відповідного міністерства.
Як виглядає апостиль? Апостиль — це спеціальний штамп або наклейка, який містить такі дані:
Назву документа;
Інформацію про особу, що видала документ;
Дату засвідчення;
Підпис уповноваженої особи;
Унікальний номер запису в реєстрі апостилів.
В Україні апостиль має вигляд квадратного штампу розміром 9×9 см і проставляється безпосередньо на документі або на окремому аркуші, прикріпленому до нього.
Етапи отримання апостиля в Україні Отримання апостиля складається з кількох кроків:
Підготовка документів: Оригінали або копії, залежно від вимог. Важливо переконатися, що документи належним чином оформлені.
Звернення до відповідного органу: Особисто, через представника або через спеціальні компанії.
Оплата державного збору: Сума залежить від типу документа і терміновості.
Отримання апостильованого документа.
Скільки коштує апостилювання документів в Україні? Вартість апостилювання залежить від типу документа та органу, що його засвідчує.
Орієнтовні ціни:
Нотаріальні документи: 150–300 грн за 1 документ;
Освітні документи: від 300 до 500 грн;
Термінова процедура: може коштувати в 2–3 рази дорожче;
Послуги посередників або юридичних компаній: від 500 до 2000 грн залежно від складності.
Зазначені ціни актуальні станом на середину 2025 року.
Термін виконання Звичайне апостилювання займає від 2 до 10 робочих днів залежно від типу документа та органу.
При терміновому замовленні термін може скорочуватися до 1–2 днів, але за додаткову плату.
Які нюанси слід враховувати? Переклад документів: У багатьох випадках апостилювання потрібно доповнити офіційним перекладом документа іноземною мовою. Переклад також повинен бути нотаріально засвідчений.
Дублікати документів: Якщо оригінал втратив чинність або пошкоджений, спершу потрібно замовити дублікат.
Строк дії апостиля: Сам по собі апостиль не має терміну дії, але важливо враховувати, що сам документ може мати обмежений строк дії (наприклад, довідка про несудимість).
Відмінність від консульської легалізації: Апостиль не замінює консульську легалізацію для країн, що не приєдналися до Гаазької конвенції (наприклад, ОАЕ, Канада).
Що краще: самостійно чи через агентство? Багато людей стикаються з питанням: займатися апостилюванням документів самостійно чи звернутися до спеціалізованих компаній?
Переваги самостійного звернення:
Економія коштів;
Особистий контроль за процесом.
Переваги посередників:
Швидкість;
Відсутність черг;
Консультації щодо додаткових нюансів;
Можливість замовлення послуг дистанційно.
Апостилювання документів онлайн В Україні з 2022 року діє система електронного апостилювання певних категорій документів. Це спрощує процес, оскільки замовити апостиль можна без особистого візиту, подавши документи в електронному вигляді через спеціальні онлайн-платформи. Однак наразі не всі типи документів охоплені цією системою.
Висновки Апостилювання документів https://bip.net.ua/services/posluga-apostilyuvannya/ — важлива процедура для тих, хто планує навчання, роботу або проживання за кордоном. Знання нюансів допоможе вам заощадити час, гроші та уникнути неприємних ситуацій.
Пам’ятайте: якщо ви хочете отримати легальне підтвердження ваших українських документів для використання в іншій країні, апостилювання документів є обов’язковим кроком.